Vacature

Réseau des Arts à Bruxelles | Medewerker Evenement en Administratie

Réseau des Arts à Bruxelles is op zoek naar een Medewerker Evenement en Administratie [Vacature in het Frans].

Afin de poursuivre et de développer ses activités, le RAB engage un·e collaborateur·trice à l’événementiel et à l’administration. Au sein d’une petite équipe bilingue de 5 personnes réparties dans deux structures, celui-ci/celle-ci travaillera sous la supervision de la coordinatrice du RAB, ainsi qu’en étroite collaboration avec les chargé·e·s de communication et projets au sein du RAB et du BKO. 

Attention, le RAB cherche actuellement deux nouveaux·lles collaborateur·trice·s: un·e chargé·e de communication et de projets et un·e collaborateur·trice à l’événementiel et à l’administration. Il est demandé aux candidat·e·s de faire un choix et de ne postuler qu’à un seul de ces deux postes. Toutes les doubles candidatures seront éliminées.

Le/la collaborateur·trice à l’événementiel et à l’administrationrépondra au profil suivant :

COMPÉTENCES REQUISES
Niveau de formation
- diplôme d’enseignement supérieur en gestion culturelle ou expérience équivalente

Aptitudes professionnelles
- parfaite maîtrise de la langue française, à l’oral et à l’écrit: très bonnes capacités rédactionnelles et excellente orthographe (relecture de document)
- très bonne connaissance du néerlandais, à l’oral et à l’écrit: capacité à travailler dans un environnement bilingue, à lire et comprendre des sources en néerlandais, à communiquer vers des partenaires externes dans les deux langues
- connaissance de la réalité bruxelloise: comprendre le contexte institutionnel bruxellois (structures politiques, différents niveaux de pouvoirs, compétences en matières culturelles de chacun), s’intéresser aux enjeux qui y sont liés
- maîtrise des outils informatiques: bonne maîtrise de la suite Office (y compris dans les fonctionnalités de mise en page), expérience dans l’utilisation d’un logiciel comptable (Winbooks) et de gestion de contacts (CRM)
- connaissance de la gestion administrative et financière d’une ASBL: connaissance du fonctionnement et des obligations légales des ASBL, expérience de suivi comptable et budgétaire, compréhension des normes GDPR
- capacité à organiser des réunions/activités/événements: sens de l’organisation, du détails et de la présentation

Aptitudes personnelles
- grand sens pratique et pragmatiques
- capacité à travailler de manière autonome et proactive
- aptitude à travailler au sein d’une petite équipe
- sens de la rigueur, de la précision et de l’organisation
- capacité à gérer le temps et les plannings
- sens du dialogue et de l’écoute
- sens de l’engagement et de la flexibilité
- sens de l’observation et de l’analyse
- intérêt et curiosité pour le secteur culturel et artistique bruxellois

MISSIONS PARTAGÉES AVEC LE RESTE DE L’ÉQUIPE:
Participation à la coordination de la concertation et représentation des membres du réseau
- Participation à des réunions de consultation
- Soutien de la coordinatrice dans l’identification des thèmes de travail prioritaires, des personnes et organisations à impliquer et dans le lancement des groupes de travail
- Suivi des contacts individuels noués avec les membres et retour sur ceux-ci auprès de la coordinatrice

Participation à la réflexion sur le rôle de la culture à Bruxelles
- Veille sur l’actualité politique et culturelle bruxelloise (via newsletters, réseaux sociaux, presse, comptes rendus parlementaires, contacts avec les membres, ...)
- Participation à des séances d’information, conférences, débats, colloques en lien avec les enjeux de la culture à Bruxelles
- Participation active à des réunions de réflexion sur les enjeux de la culture à Bruxelles
- Recherche et exploration sur des chantiers définis

MISSIONS SPÉCIFIQUES DU/DE LA COLLABORATEUR·TRICE ÉVÉNEMENTIEL ET ADMINISTRATION:
Organisation pratique de réunions, activités et événements:
- Participation à la réflexion sur le contenu des réunions (intervenants, méthodologies, formats, ...)
- Réalisation des « déroulés » des activités et élaboration des rétroplanning
- Recherche et suivi des partenaires
- Prise de contacts avec les lieux et réservation de salles
- Organisation logistique: catering, matériels, bénévoles
- Suivi des inscriptions et relances
- Réalisation et impression des supports visuels (PowerPoint, documents distribués)
- Briefing des bénévoles
- Organisation de l’accueil des participants
- Personne de contact pour les aspects techniques et logistiques lors de la réunion/activité
- Suivi des activités: envoi de documents complémentaires aux participants, évaluation avec les partenaires et l’équipe, rédaction de synthèse

Soutien à la gestion administrative et financière de l’asbl:
- Suivi de la comptabilité journalière de l’asbl : préparation des paiements hors salaires, facturation et suivi des paiements, classement des documents comptables
- Encodage des documents comptables via le système comptable (Winbooks)
- Suivi de la gestion administrative de l’asbl (publications au moniteur, mise à jour du registre des membres, suivi des procurations, ...)
- Suivi des demandes d’adhésion et des adhésions approuvées (contacts avec les nouveaux membres, mise à jour des listes, du site internet et du CRM)
- Soutien à l’organisation des CA, AG, Bureaux (suivi des procurations, impression des documents)
- Rédaction des PV de CA, AG, bureaux et prise de notes lors des différentes réunions
- Soutien à la rédaction du Rapport d’Activités annuel (listing des activités et rendez vous, sommaire des communications envoyées, recherche, traduction, relecture, rédaction, mise en page)
- Soutien à la justification des dossiers de subventions: rédaction/relecture, composition des dossiers justificatifs
- Application de la stratégie de mise en conformité GDPR de l’ASBL
- Mise à jour de la base de données contacts de l’ASBL
- Mise en place et entretien d’un système de classement de la documentation et des archives de l’asbl
- Développement et entretien de “guidelines” concernant les outils et fonctionnement de la structure


Date de prise de fonction : mi-octobre 2019 (souhaité)
Lieu de travail : Bruxelles
Type de contrat : à durée indéterminée, horaire temps plein (38h/sem).
Rémunération : conforme au barème de la CP 329.02 - échelon 4.1, et avantages extra-légaux (25 jours de congé par an, chèque-repas de 7€/jour)

Vous êtes intéressé·e ?
Envoyez votre candidature par mail - en précisant l’intitulé du poste -, à l’attention de Madame Noémie Vanden Haezevelde (coordinatrice du RAB) à l’adresse jobs@rabbko.be, pour le vendredi 5 septembre au plus tard.

Votre e-mail devra contenir une seule et unique pièce jointe, au format PDF, nommé “RAB-ADMIN.EVENT_NOM.Prénom”.
Ce pdf rassemblera:
- un CV (maximum 1 page)
- une lettre de motivation (maximum 1 page)
Pour toute question relative à cette offre d’emploi, veuillez envoyer un courriel à l’adresse noemie@rabbko.be


Une première sélection sera réalisée sur base du CV et de la lettre de motivation. Les candidat·e·s correspondant le plus adéquatement au profil seront convié·e·s par téléphone à un entretien de sélection qui aura lieu la semaine du 16 septembre 2019 (à confirmer).

Le RAB sélectionne les candidats sur base de leurs compétences et ne fait pas de distinction d'âge, de sexe, d'origine ethnique, de croyance, de handicap ou de nationalité.

Deadline: 05/09/2019
Tewerkstelling