Offre d'emploi

Ad Lib | Verantwoordelijke spreiding, logistiek en communicatie (x/m/v)

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Ad Lib zoekt een verantwoordelijke spreiding, logistiek en communicatie (x/m/v) voor een deeltijds contract van onbepaalde duur. 

[Deze vacature is enkel beschikbaar in het Frans]

Organisation

Structure d’accompagnement d’artistes basée à Bruxelles, Ad Lib conseille, porte et soutient une sélection de créateurs belges dans la mise en œuvre et le développement de leurs projets en arts de la scène. 

Ad Lib a pour missions : 

  • La promotion d’une sélection d’artistes belges et la diffusion de leurs spectacles en Belgique et à l’international ; 
  • L’accompagnement en production et le développement stratégique de projets théâtraux, chorégraphiques ou pluridisciplinaires ; 
  • L’apport d’un support administratif et structurel à des collectifs ou compagnies émergeantes ; 
  • La coordination des Résidences au LIBITUM ; 
  • La co-programmation des Journées Professionnelles LookIN’OUT et le coaching des artistes sélectionnés. 
     
  • Siège social : Rue Vanderborght 233 - 1090 Jette 
  • Lieu de prestation : 
    • Généralement : dans les bureaux d’Ad Lib, Rue Adolphe Lavallée 39 - 1080 MOLENBEEK-SAINT-JEAN 
    • Ponctuellement : en déplacement sur les marchés, festivals, lieux de résidences nationaux et internationaux. 
  • Site web : www.adlibdiffusion.be

Fonction

Résumé

  • Responsable de la logistique des tournées.
  • Responsable de la communication de la structure et des projets artistiques accompagnés par Ad Lib.
  • Prospection internationale, suivi de la diffusion et des négociations sur les tournées internationales.
  • Assistanat dans la gestion administrative des tournées, la gestion des contacts,
  • l’organisation logistique des résidences au Libitum et des Journées professionnelles LookIN’OUT.
  • Contribution aux réflexions sur les enjeux de développement de la structure.
  • Travail en lien étroit avec la directrice.
  • Travail avec l’équipe permanente composée d’une directrice, un·e responsable administratif.ve - financier.ère, un.e chargé.e de diffusion, logistique et communication, ainsi qu’avec le webmaster, la graphiste et les équipes artistiques.

Responsable de la logistique des tournées
En lien avec les compagnies, leurs responsables techniques et les lieux d’accueil :

  • Gestion des agendas des équipes de tournée
  • Coordination et suivi logistiques et techniques
  • Rédaction et envoi des feuilles de route aux compagnies et lieux d’accueil
  • Réservation des éventuels logements
  • Coordination des ateliers autour des spectacles, suivi de leur organisation
  • Personne référente pour les compagnies et les lieux d’accueil sur les périodes de tournées

En lien avec la directrice :

  • Encodage, mise à jour et transmission des calendriers de tournée aux compagnies

Responsable de la communication
En lien avec les compagnies :

  • Envoi du matériel de communication des spectacles aux lieux d’accueil
  • Suivi des sorties presse des compagnies et création de revues de presse
  • Accompagnement des artistes dans la rédaction et création de leur matériel de communication

En lien avec la directrice :

  • Préparation et gestion du plan de communication d’Ad Lib, proposition de stratégies de communication
  • Préparation et rédaction des éléments de communication textuels et visuels : news, mailings, réseaux sociaux (Facebook, Instagram, Twitter)
  • Collaboration à la conception et mise en page de supports promotionnels papier et numérique
  • Mise à jour régulière du site internet (éventuellement en lien avec la graphiste et/ou le webmaster)
  • Sur base du fichier de contacts d’Ad Lib, préparation des listes ciblées de contacts professionnels pour chaque envoi de mailing ou mail
  • Soutien à la traduction de matériel promotionnel ou de communication (anglais)

Prospection et suivi de la diffusion et des négociations sur les tournées internationales
En lien avec la directrice :

  • Prospection générale auprès des programmateurs internationaux potentiels, prise de contact et élargissement des réseaux 
  • Préparation et envoi des candidatures pour les Festivals et marchés internationaux
  • Promotion des spectacles et communication vers les professionnels (envois de mails, dossiers, revues de presse, photos, vidéos, etc...)
  • Suivi de la diffusion et des négociations sur les tournées internationales 
  • Accueil des programmateurs sur les marchés et festivals nationaux et internationaux
  • Assistanat dans les relances téléphoniques et mail vers les programmateurs internationaux
  • Assistanat dans la prospection artistique : visionnement de spectacles, rencontres avec les compagnies et artistes
  • Représentation d’Ad Lib dans les réseaux professionnels

Assistanat dans la gestion administrative des tournées et la gestion des contacts
En lien avec la directrice et la personne Responsable de production et d’administration chez Ad Lib :

  • Gestion de la base de donnée d’Ad Lib, encodage, segmentation et mises à jour des contacts professionnels d’Ad Lib sur Filemaker Pro
  • Évaluation des retombées de chaque festival et compte rendus 
  • Prise en charge des éventuels renouvellements de demande de subventions Art et Vie pour les tournées à venir (1 x pas an)
  • Assistanat dans la préparation et l’envoi des informations de lancement de collaboration aux compagnies (lors de nouvelles collaborations)
  • Assistanat dans la rédaction, l’envoi et le suivi des devis de tournées
  • Assistanat dans la rédaction et le suivi des contrats de cession de spectacles
  • Participation à la rédaction et relecture du Rapport d’activité annuel d’Ad Lib
  • Soutien informatique (outils de de graphisme et de communication)

Participation à l’organisation logistique et à l’accueil des artistes et/ou des professionnels dans le cadre des résidences au LIBITUM et des Journées professionnelles LookIN’OUT

  • Organisation logistique du jury LIBITUM, participation aux entretiens de sélection des artistes internationaux
  • Assistanat dans l’accueil des artistes résidents sur place, au LIBITUM (2 x 2 semaines par an dans le Sud de la France)
  • Organisation des rendez-vous de coaching LookIN’OUT et gestion de l’accueil des artistes en coaching (dans les bureaux d’Ad Lib)
  • Accueil des programmateurs dans le cadre des Journées professionnelles LookIN’OUT (au BAMP et au 140 ou autres lieux associés)
  • Participation à l’élaboration et au développement de la structure Sous la responsabilité de la directrice et du Conseil d’Administration
  • Travail sur le développement général de la structure et des choix qui en découlent
  • Contribuer aux choix structurels et des projets en proposant des pistes stratégiques de développement
  • Encadrement éventuel de stagiaires
  • Participer à l’élaboration générale et au suivi des activités hors production/diffusion (résidences au Libitum, Journées professionnelles
  • LookIN’OUT, projets d’interventions, actions de sensibilisation, etc.)

Profil

  • Bonne connaissance :
    • des circuits de diffusion du spectacle vivant et du fonctionnement des institutions culturelles
    • des outils logistiques et de communication
  • Très bonnes qualités rédactionnelles
  • Qualités relationnelles et aisance à l’oral
  • Aptitude au travail collectif, habitude à travailler en équipe
  • Maitrise des réseaux sociaux
  • Être autonome, dynamique, pro-actif,.ve, rigoureux.se
  • Affinités avec le projet esthétique et politique de l’association (voir site web >>>)
  • Excellent niveau d’anglais écrit et parlé
  • Bonnes connaissances des outils de bureautique suivants : Excel, Word, Filemaker, Adobe Acrobat Reader, Mailchimp, Photoshop, InDesign.4
  • Expérience souhaitée de 3 ans minimum en production et/ou diffusion de spectacle vivant ou expérience analogue dans l’accompagnement d’artistes.

Offre

  • Contrat à durée indéterminée
  • Régime : 20h semaine
  • Salaire selon expérience et convention collective de la Commission Paritaire du Spectacle CP304
  • Prise de poste entre le 18 août et le 3 septembre 2020 à Bruxelles, BE

Intéressé.e ?

CV et lettre de motivation adressés à Anna Giolo : contact@adlibdiffusion.be

Deadline: 18/08/2020
Artistieke & culturele sector Tewerkstelling